Присоединяйтесь к нам Мы в FacebookМы в VkontakteМы в TwitterМы в Одноклассниках

Тел.:

+7 (495) 664-22-99 (многоканальный)

Как правильно делегировать полномочия

Как правильно делегировать полномочия


 
 
Обратная связь, определение круга задач и полномочий

По мере роста компании вам придется передавать все больше и больше обязанностей другим представителям рабочего коллектива. Как определить, какие задачи следует поручить другим, а какими - заняться самостоятельно?

На этапе становления компании ее глава - это не просто руководитель. Ему приходится выполнять массу задач, включая бухгалтерский учет, наем кадров и общение с клиентами. В процессе расширения объем обязанностей увеличивается, и руководитель не может справляться с ними лично.

Нанимая менеджеров, владельцы малого бизнеса зачастую не могут ослабить контроль, к которому они так привыкли. "Любой руководитель обычно так занят повседневными заботами, что просто не может отвлечься и подумать о том, что он мог бы существенно облегчить свой труд, передав часть полномочий кому-либо из своих сотрудников", - утверждает Барбара Пратт, генеральный директор консалтинговой фирмы Ponte Vedra Beach, расположенной во Флориде.

Чем больше полномочий вы сможете передать, тем больше времени у вас останется на решение стратегических вопросов, способных повлиять на развитие компании. Пратт уверена в том, что такой подход "позволяет руководителю осуществлять глобальный контроль, не зацикливаясь на деталях". Как определить, какие задачи следует поручить другим? Как нанять специалистов, которые смогут с ними справиться? Как оценить их работу?

Как правильно делегировать полномочия: Определите круг задач

Некоторые задачи не допускают дополнительной интерпретации и могут быть переданы без особых затруднений. Руководители часто поручают новым сотрудникам телефонные звонки, оформление документации, оплату счетов или ведение бухгалтерского учета просто потому, что им не нравится заниматься этим самостоятельно.

Тем не менее, пренебрегать подобными аспектами ведения бизнеса не стоит. Компании вроде Zappos или Kayak.com делают основной акцент на работе с клиентами. Поэтому они особым образом нанимают и обучают сотрудников, доводя до автоматизма прием телефонных звонков и ответы на электронные письма. Благодаря такому подходу прибыль компаний постоянно растет.

Тем не менее, далеко не каждая задача имеет подобную значимость. Многие аспекты работы предприятия не требуют непосредственного участия руководителя. Занимаясь ими лично, вы теряете свое драгоценное время. В качестве примера Пратт рассказывает о компании, которая занималась сбором данных для медицинских учреждений своего города. Штат компании насчитывал 20 человек. Основу его функционирования составлял финансовый анализ. Полностью осознавая важность этого мероприятия, руководство решило поручить контроль за ним одному из топ-менеджеров. "Подход принес свои плоды, поскольку глава компании доверял своим сотрудникам и был готов принять на себя риск в случае неудачи", - поясняет Пратт.

Как узнать, что пришло время передать полномочия? Подумайте о задаче, которую вам предстоит выполнить. Сильно ли она повлияет на развитие вашего бизнеса? Если вы ответите на этот вопрос отрицательно, вам следует обратиться за помощью. Если ответ положителен, вы вполне справитесь со всем самостоятельно.

Как правильно делегировать полномочия: Какие полномочия не следует передавать

Владельцы бизнеса реже всего стремятся поручать своим помощникам принятие стратегических и творческих решений, поскольку они четко знают, какой результат они хотят получить.

Однако иногда бывает полезно посмотреть на ситуацию в целом, не вникая в детали. "Вам следует помнить о том, что мнение человека, которому вы поручите свои полномочия, может отличаться от вашего. В противном случае в делегировании нет особого смысла", - утверждает Джеймс Байрок, профессор бизнес-школы при Йельском университете, специализирующийся на организационном планировании и поведении.

Эндрю Крапатчеттс на своем опыте осознал всю пользу делегирования творческих задач. Он является генеральным директором компании Economic Modeling Specialists, которая расположена в Москоу (штат Айдахо) и занимается финансовым анализом деятельности школ и университетов. Крапатчеттс поручил своему менеджеру по маркетингу организовать ребрендинг компании и смену дизайна корпоративного сайта.

Руководитель признает, что менеджер и его команда великолепно справились с поставленной задачей, несмотря на то, что поначалу Крапатчеттсу было очень сложно сдерживаться и не вмешиваться в рабочий процесс. "Если бы я пытался контролировать каждую мелочь и вникать во все тонкости, результат был бы хуже", - отмечает он.
Тем не менее, Крапатчеттс предпочитает лично осуществлять глобальное планирование и выстраивать отношения с партнерами на высшем уровне.

Как правильно делегировать полномочия: Учитывайте сложность задач при оплате труда

Другим важным аспектом успешного делегирования является справедливое финансовое вознаграждение. Соотнесите ответственность, которую вы возлагаете на сотрудников, с размером их заработной платы. Вы же не хотите нанимать сотрудника с окладом 100 долларов в час, чтобы выполнить работу, с которой другие справятся всего за 12 долларов в час?

Разумеется, это очевидно, однако Пол Инглиш, руководитель проекта по поиску лучших туристических предложений Kayak.com, осуществляет техническую поддержку пользователей сайта наряду с рядовыми сотрудниками. Многие коллеги не понимают, зачем он это делает. "Когда я рассказываю о том, чем я занимаюсь, многие смотрят на меня как на безумца", - говорит Инглиш. - "Они утверждают, что можно нанять специалистов, которые сделают то же самое, и их труд обойдется гораздо дешевле. Однако следует принимать во внимание, что высококвалифицированный технический специалист, получив жалобу на программную ошибку, в конечном итоге исправит ее, и жалоб больше не будет". Именно поэтому следует иметь в виду, что наем высокооплачиваемых сотрудников для выполнения задач, которые на первый взгляд кажутся простыми, может сулить вам дополнительную выгоду.

Как правильно делегировать полномочия: Нанимайте подходящих специалистов

По сравнению с крупными корпорациями небольшие компании более гибки, однако их владельцы имеют меньше возможностей, когда дело доходит до делегирования. В крупных организациях роли и ответственность сотрудников четко фиксированы, однако в малом бизнесе сотрудники отлично осведомлены о работе своих коллег. "Они готовы подменять друг друга в случае необходимости, и руководителю довольно сложно разобраться, кто и за что отвечает", - говорит Пратт.

Если вы полностью доверяете своим сотрудникам, вы сможете положиться на них в деле продвижения компании. Но как измерить степень доверия? "Доверие - это очень многогранное понятие", - говорит Крапатчеттс. -  "К примеру, я доверяю приходящей няне, которую я нанял для своих детей. Но вот доверить ей свой бизнес я бы не решился".
Даже если вы знаете, что ваши сотрудники обладают необходимыми умениями и навыками, это вовсе не значит, что они разделяют ваше мировоззрение и позицию относительно будущего компании в целом. "Одной из главных проблем при создании управленческих команд является отыскание баланса между общим и частным", - объясняет Байрон. -  "Вам нужны люди, которые будут иметь достаточно общего, чтобы свободно общаться, но при этом обладать различными точками зрения, чтобы избежать группового мышления". Ниже представлены необходимые качества сотрудников, которым вы можете передать свои полномочия.

Как правильно делегировать полномочия: Какими качествами должны обладать сотрудники, принимающие на себя ваши обязанности?

Разумеется, вы можете делегировать свои полномочия тем, кого вы отлично знаете. Байрон отмечает, что на начальных этапах развития бизнеса многие руководители нанимают друзей, членов семей и бывших коллег, поскольку доверяют им и надеются, что в случае возникновения проблем их точки зрения будут схожими.

К сожалению, такой подход работает только для небольших компаний. Крапатчеттс говорит, что выстроенная система бизнес-связей с клиентами, поставщиками и партнерами помогает ему быстро отыскать кандидатов на ту или иную должность. К примеру, от одного из клиентов он узнал, что пришедший к нему кандидат склонен к нарушению правил трудовой дисциплины, несмотря на свою высокую квалификацию.

Рассматривая потенциальных сотрудников, которым вы могли бы поручить часть своих обязанностей, обратите внимание на следующие качества.

Крапатчеттс советует искать понятливых сотрудников, которые не только быстро обучаются выполнению новых задач, но и способны без труда понять цели компании.

"Я могу передать свои полномочия любому из членов моей команды", - говорит Пратт. Поскольку многие виды работ требуют умения объединять усилия, она ищет тех, кто с уважением относится к коллегам.

"Вам нужен тот, кто не боится задавать вопросы и прибегать к помощи коллег в случае необходимости", - утверждает Пратт. -

"Я ищу независимых специалистов, однако одиночки, уверенные в том, что они способны справиться со всем самостоятельно, мне не подходят". Инициативные и деятельные люди также способны достичь необходимого результата.

Как правильно делегировать полномочия: Четко обозначьте свою цель

Делегирование требует четкого формулирования задания, поэтому вам потребуется максимально подробно и точно объяснить его, не полагаясь на то, что сотрудник сам проработает детали. Убедитесь в том, что возможность ошибки или неправильного толкования задания исключена.
"Назначая встречу, будьте готовы рассказать о своих желаниях и ожиданиях, предполагаемых способах контроля и оценки результата", - говорит Пратт.

Будьте готовы ответить на массу вопросов. Если у сотрудника создастся впечатление того, что вы спешите или не настроены на обстоятельный разговор, он постарается побыстрее уйти и, возможно, недостаточно полно поймет свою задачу.

Как правильно делегировать полномочия: Извлеките максимум пользы из сотрудников с неполной занятостью

Четкое и детальное изложение требований принимает особое значение при общении с сотрудниками с неполной занятостью. В отличие от штатных сотрудников, такие специалисты мыслят особым образом. По своему роду деятельности Пратт нанимает огромное количество внештатных сотрудников, и процесс передачи полномочий существенно осложняется. "Большинство из них заинтересованы в том, чтобы быстро получить денег. Они не думают о компании в целом", - объясняет она. - "Поэтому я продумываю все сама, не рассчитывая на их сознательность".

Внештатные сотрудники никогда не сделают больше, чем вам требуется. Они сделают в точности то, о чем вы их попросите. Тот же принцип можно распространить и на штатных сотрудников. Вам следует представлять, какой они видят ваше компанию. Если вы примете во внимание личные и профессиональные цели своих сотрудников, вы сможете дать им дополнительную мотивацию и достичь лучших результатов. К примеру, если кто-то из них стремится расширить область своей профессиональной компетенции, он с радостью возьмется за предложенную работу.

Как правильно делегировать полномочия: Обратная связь

Вне зависимости от размеров компании и типа деятельности, вам наверняка потребуется проверять работу сотрудников, которым вы поручили те или иные задания. Пратт рекомендует проводить диагностические встречи как минимум раз в неделю. Крапатчеттс утверждает, что проводит такие беседы один-два раза в неделю. Многие работодатели рассматривают подобные мероприятия как повод изменить детали задания, однако основная цель заключается в том, чтобы определить направление развития ситуации.
Пратт убеждает своих сотрудников, что контролирует их вовсе не потому, что не доверяет им. "Я проверяю, как идут дела не потому, что сомневаюсь. Я просто хочу убедиться в том, что все идет по плану", - говорит она.

JOSH SPIRO, inc.com