В данной статье описывается проблемы штата Калифорнии. Тем не менее, некоторые советы актуальны и для России.

 

Сфера занятости Калифорнии постоянно сталкивается с огромным количеством дорогостоящих судебных разбирательств. В этой статье представлены 10 «актуальных советов», которые помогут избежать неприятностей. Конечно, это далеко не исчерпывающий перечень. Работодатели должны всегда сохранять бдительность. Они должны знать все законы о труде, текущие законодательные меры и судебные решения, так как все это влияет на их правовые обязательства.

Совет № 1. Документируйте перерыв на обед и отдых ваших сотрудников. В Калифорнии работодатели, как правило, обязаны предоставлять сотрудникам, которые работают пять часов, 30-минутный перерыв, а также 10 минут отдыха на каждые 3-4 часа работы. Невыполнение этого требования, или неспособность вести учет этого, который показывает, когда ваши сотрудники на самом деле ходят на обед, может привести к штрафу в размере заработной платы за час работы за каждый день (когда не велась документация перерывов). И ваши сотрудники не могут работать без перерывов, даже если они и хотят уйти пораньше с работы. Наконец, не забудьте также обеспечить своих работников специальным местом для отдыха.

Совет № 2. Всегда обновляйте политики компании и справочники сотрудников. Крайне важно постоянно обновлять информационные документы компании, так как меняются не только процедуры и практики, но и законы. Многие законодательные изменения вступают в силу с 1 января, поэтому необходимо проверить новые и измененные законы, которые распространяются на работников вашей компании, до нового календарного года. По мере необходимости, не забывайте менять постеры на стенах в начале каждого календарного года.

Совет № 3. Будьте готовы к потенциальным претензиям со стороны сотрудников, которые получили травмы на производстве, а также к участию в процессе возвращения этих работников на прежние позиции. Если работодатель отказывается предоставить сотруднику возможность вернуться на свое рабочее место после получения им травмы, или не может обеспечить такого сотрудника необходимыми рабочими приспособлениями, то это считается нарушением закона (Fair Employment and Housing Act (FEHA)). Это ваша прямая обязанность каждый раз реагировать на просьбу сотрудника, который имеет инвалидность, предоставить ему/ей необходимые рабочие условия. Сообщите своим сотрудникам в письменной форме о том, что они должны информировать вас всякий раз, когда возникают ситуации, в условиях которых они не могут выполнять свои рабочие обязанности. Обучите своих менеджеров и руководителей, как они должны реагировать на подобные просьбы об особых условиях или приспособлениях для работы. Приведите в

порядок всю документацию, согласно которой руководители могут действовать в таких ситуациях. Убедитесь, что ничего не упущено из поля зрения. Обращайтесь за советом к внешним консультантам, если у вас возникают проблемы с предоставлением особого оборудования для сотрудников. Наконец, проанализируйте и пересмотрите свою политику, чтобы убедиться, что она соответствует законам штата и федеральному законодательству.

Совет № 4. Обеспечьте своих сотрудников и руководителей политикой, направленной против любого вида домогательств и преследований. Сексуальные домогательства все еще добавляют работы адвокатам. Убедитесь, что все новые сотрудники также осведомлены и ознакомлены с политикой компании, направленной против любого вида домогательств. Обеспечивайте всех своих работников необходимыми консультациями.

Совет № 5. Тщательно документируйте производительность сотрудников и любые проблемы, связанные с ней. Не забывайте также сохранять полную и точную документацию всех коммуникаций с вашими сотрудниками.

Совет № 6. Будьте готовы к новому калифорнийскому закону, предусматривающему оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам. Совсем недавно Калифорния приняла закон («Paid Family Care Leave Act»), дающий право работникам брать до шести недель оплачиваемого отпуска каждый год, чтобы заботиться о близких родственниках с серьезными заболеваниями или для ухода за ребенком.

Совет № 7. Убедитесь, что ваши арбитражные соглашения соответствуют быстро меняющемуся законодательству. Многие работодатели включают в справочник сотрудника положение, которое требует от работника решать любые споры, возникающие на работе, в арбитражном порядке. Все работники должны подписать арбитражное соглашение. Само соглашение должно быть беспристрастным в своем применении. Будьте готовы взять на себя все расходы на арбитраж.

Совет № 8. Обеспечивайте соблюдение политики пользования Интернетом. Проблемы возникают тогда, когда сотрудники используют рабочее время для интернет-серфинга, азартных игр или просмотра порно-сайтов. Чтобы избежать подобных ситуаций, создайте политику (в письменном виде), которая будет регламентировать доступ к Интернету. Неоднократно сообщайте (и в письменном виде) сотрудникам о том, что компания будет следить за их работой в глобальной сети. Ваши подчиненные должны дать письменное подтверждение, что они изучили политику и правила использования Интернета.

Совет № 9. Рассматривайте альтернативы увольнению. Например, вы можете рассмотреть вопрос о сокращении компенсаций и/или рабочих часов, предоставление

отпуска или досрочного выхода на пенсию. Каждая из подобных опций предоставляет потенциальные преимущества, как для работодателя, так и для работника.

Совет № 10. В случае увольнения сотрудника, определите свои обязательства ( в соответствии с COBRA и ERISA). Работники, которые начали получать государственную помощь с/после 1 января 2003 года, имеют право на продолжение медицинской страховки до 36 месяцев (в соответствии с COBRA и Cal-COBRA). Вы должны регулярно просматривать уведомления, чтобы убедиться, что они соответствуют действующему законодательству.